비즈니스 이메일, 영문, 영어 이메일 작성 방법
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해외 영업의 거의 대부분의 업무는 이메일로 이루어진다고 할 수 있다.
특히 영문 이메일은 하루에도 몇 개씩 작성하게 된다.
바이어의 메일도, 누구의 이메일은 읽기 편한 반면에 어떤 사람의 이메일은 문법적으로 틀린 것 같지는 않지만 (아니면 되려 영어를 너무 화려하게 썼음에도 불구하고) 어쩐지 읽기 불편한 메일이 있다.
우리가 작성하는 이메일도 똑같다. 누구나 그렇듯 상대방이 읽었을 때 바로 이해가 되는 이메일이고 싶은 건 당연하다. 너무 어려운 단어나 문법을 쓰지 않아도 이 메일은 깔끔하게 잘 쓴 메일이라는 소리를 듣고 싶다.
당장 고급 영어를 쓸 수 없다고 하면, 메일 쓰는 방식을 살짝만 바꾸어 세련된 메일로 만들어 보자.
1. 한국어를 잘해야 영어 메일도 잘 쓰는 법
어찌 보면 당연한 말이다. 메일을 쓸 때 가장 중요한 것은 "매끄럽게 읽히는 것" 이라 생각한다.
올바른 문장 구조뿐만 아니라 글이 어수선하지 않게 올바른 순서로 포인트를 줘야겠다.
한 예를 들어 보자.
분명히 같은 말을 하고 있지만 (패킹 사양, 부재 알림 등) 수정한 쪽이 더 명확한 정보 (우든 팔렛이라던지, 자리를 비우는 기간이라던지) 가 포함되어 있고 부재 알림과 다른 담당자에게 영어로 연락해 달라고 하는 맥락도 좀 더 자연스럽다.
(상황 설명을 추가로 하자면, 이 바이어가 계속 중국어로 메일을 보내와서 -영어를 할 수 있는 사람임에도 불구하고- 부재 중 연락을 알리면서 영어로 메일을 보내 달라고 한 것)
이런 부분을 연습하려면,
1) 초기에는 한국어로 메일을 먼저 써 보고, 문제가 없다고 생각되면 영문으로 메일을 작성한다.
2) 영문으로 작성한 이메일을 계속 읽어 봄으로써 어색한 부분이 없는지 확인한다.
2. 분리/순번 매기기 & 포인트를 적절하게 사용
어떤 글이든 주르륵 적기보다는 분리&포인트를 주어 가독성을 높여 주는 방법이 있겠다.
특히 어떤 정보들을 요청할 때, 어떤 정보를 줄때 등등 유용하게 사용할 수 있다.
아주 간단한 예를 들어 보자면,
1) We need size, thickness, quantity, logo design if you need to give you quote.
↓
We need below information to give you quote.
- Size & Thickness
- Quantity
- Logo design with Al format (if you need)
2) We would like to inform you of the shipping schedule, ETD BUSAN 12th-DEC and ETA PENANG 25th-DEC.
↓
Please check the shipping schedule as following.
ETD BUSAN: 12th-DEC
ETA PENANG: 25th-DEC
또한 어떤 질문들을 여러 가지를 해야 할 때도 바이어들이 쉽게 볼 수 있도록 순번을 달아 주면 좋다.
이렇게 줄 경우, 바이어들도 그 항목마다 답변을 달아 주어 질문 사항에 대한 답변을 다 받을 수 있다.
Please advise your comments regarding below listed questions from COSLALA for LALA Project.
1) Could you please inform us of the delivery address to give you DDU freight charge ?
2) Please confirm the sqm, 3316m or 3116m?
3) We have three kinds of type for the case of cushion. Please check the attached files and give us your decision.
좀 더 포인트를 주고 싶다면, 얘기하고 있는 주제 등을 굵게 표기하고 아래 설명을 이어가도 좋다.
ex )
1) Size
Please note that the maximum size is about 200X200mm. If the size is bigger than this, the special mold is needed. When you give us the exact size, we will let you know the cost of it.
2) Copper plate
The standard copper plate cost is USD50 and size is about 100x150mm, If your logo is bigger than this, we need the additional printing cost due to the twice production proceed. So we recommend you the logo size is within 100x150mm.
3) Freight charge and delivery date.
We will offer the freight charge with CIF term. If you need DDU, please inform us of delivery address.
T/Time takes about 45 days from Korea to Hamburg.
긴 글을 그대로 주르륵 적는 것보다는 이렇게 단락을 나누고, 포인트를 주는 것이 가독성도 좋고 (=메일이 훨씬 깔끔해 보이고), 어떤 주제로 이야기하는지 헷갈리지도 않을뿐더러, 물어보는 질문에 대한 확답을 좀 더 수월히 받을 수 있다.
3. 다양하게 영작문해 보기
영문 메일 또는 영작을 할 때 초기에 가장 어색해하는 것이 죄다 똑같은 단어를 사용한다는 것이다.
같은 의미를 가진 단어들을 조리 있게 섞어 쓰는 것이 문장을 더 세련되게 해 보인다.
Ex) 알려주세요 : Let us know, give us, inform us of ~ please adivse 등등
감사합니다 : Thanks, Thank you, we would appreciate it, I was thankful to ~ , It was really grateful to you 등등
또한 단어를 다르게 쓰는 방법 말고도 수동태로 전환해서 문장을 만드는 방법이 있다.
메일을 쓰다 보면 나도 모르게 We~ We~ We ~ 이렇게 같은 단어로 시작하는 문장을 만들때가 있는데 이럴때 세련되게 만들어 주는 것이 바로 수동태. 엄청 유용하게 쓰이는 수동태! (배울 때는 어려웠지...)
Please check the below shipping schedule. The shipping documents will be sent to you after shipment.
이건 추가적으로 수동태를 쓰는 때!
무언가 잘못 되거나 불편한 요청에 대한 답변을 줄 때 주어를 We(회사)로 하지 말고, 사물로 하는 것도 좋은 방법이다. 쉽게 이야기하면, 우리를 빼 버림으로써 약간은 책임 전가하는 형식이다.
We sent your goods to wrong delivery address -> The goods were delivered to wrong delivery address.
We will charge the additional cost. -> The additional cost will be charged to you.
메일을 잘 쓰는 것은 단순히 영문 이메일뿐만 아니라 한국 업체 끼리 메일을 할 때도 많이 유용하다.
한국 메일을 쓸 때도 말의 개요성, 연결 구의 매끄러움, 적절한 단어의 선택 등으로 정확한 내용 전달이 되어야 할 것이다.
하나를 보면 열을 안다는 말이 있듯이, 메일 하나도 깔끔하게 작성하면 그 외의 업무에서도 좋은 평가를 받을 수 있을 것이고, 특히 메일은 증빙자료로도 남기 때문에 더 유념해서 작성해야겠다.
끝.
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