[해외영업/무역실무] 해외에서 전화가 왔다?! 해외 전화, 영문 전화 응대 방법 (받을때, 걸 때)

 

신입 사원이 가장 긴장 할 때가 언제일까? 

나는 해외 업체에 전화해 보라고 할 때가 제일 긴장 되었다. ㅋㅋ

 

실제로 만나서 대화하는 것도 어렵기는 하지만, 상대방을 볼 수 없는 전화 통화가 제일 어려운 것 같다.  

정말.. 전화 걸기 전에 연습장에 예상 대본을 써 보고 계속 보고 읽고.. 전화 다이얼을 누르는데 심장은 터질것 같고... 

무슨 말을 하는 지도 모르고 입에 나오는 대로 말하다가.. 그냥 서로 막 웃기도 하고..

전화 통화 끝나고 보니 얼굴과 귀 까지 빨개 졌던 걸로 기억 한다.

많은 사람들이 해외 업체와 전화 하는 것을 어려워 하지만,무역 쪽 파트는 그리고 특히 해외 영업 같은 경우에는 전화 통화를 필연적으로 할 수 밖에 없다. 

외국어에 능통하다면 상관이 없겠지만, 외국어에 능통하지 않은 사람이나, 당황하기 쉬운 신입들에게 나름의 대처 방법(?) 을 알려 주려고 한다. 

 

 

해외에서 전화가 갑자기 걸려 왔을 때 / 해외 전화를 받을 때 

 

1.간단한 문구는 입에 착 달라붙을 수 있도록 연습 하기. 

기본 적인 영문 문구 (누구신가요? 바꿔 드릴께요. 메모 남겨 드릴까요? 등등) 은 망설임 없이 바로 바로 말할 수 있도록 연습해 놓는 것이 좋다.

이런 기본 문구 조차 버벅 거리게 되면 실제 다른 대화 문에서도 버벅 일 수 밖에 없다는 것. 

이런 기본 문구를 바로 바로 말하면서 스무스하게 전화통화를 이어 가면 남들이 봤을 때는 그 사람의 실력치가 높아 보일 수 밖에 없다. 

아래는 이전에 올렸었던 정말 간단한 기본 영문 통화.  

그 외의 책이나 다른 글에서도 다양한 문구들이 많으니 숙지를 하였으면 좋겠다. 

https://kate0908.tistory.com/6

[비즈니스 회화] 자주 쓰는 영어/영문 전화 , 영어 통화, 전화영어

 

 

2.가장 중요한 것은 "어느 업체"의 "누구" 에게 전화 왔는지! 

가장 필요하게 들어야 할 것을 고르면 당연히, 업체 명과 전화온 당담자 명. 

전화 내용이 견적서 좀 줘. 라는 것을 알아 봤자 누구에게 전화왔는지를 모른다면 그걸 말짱 꽝! 인거다. 

먼저 어느 업체 인지 꼭 확인 하고 (못 알아 들었으면 죄송하지만 다시 알려 달라고 꼭꼭 말하기) 파악 한 후 통화를 하자. 

 

 

3.여차하면 "메일"로 유도! 

다 알아 들으면 좋겠지만 만약에 못 알아 듣는 경우가 생긴다!

말이 너무 빠르고 알아 듣기 힘들다! 

그러면 가장 좋은 것은 "자세한 사항은 메일로 보내 달라" 라고 하면 된다. 

바로 메일로 보내 달라고 하면 좀 그러니.. 

'내가 지금 미팅에 들어가야 해서 그런데...', '담당자가 자리를 비워서 그런데...' 등등

자연스럽게 - 내가 못 알아 들어서 그러는게 아니야 라는 느낌으로 - 메일로 보내 달라고 하면 된다. 

(다른 담당자가 있거나, 또는 정말 중요한 내용 이거나 할 경우 빼고) 

 

못 알아 듣는다고 상사나, 다른 분을 바꿔 주는 것은 최대한 피할 것! 

나 영어 자신 없어요, 못해요 하고 남들에게 알려 주어 나의 능력 치를 깎는 거 밖에 안 된다. 

차라리 상사분을 바꿔달라고 하셨습니다. 하는게 낫다. 

 

참고로, 메일 주소를 알려 줄 때.. 

- @는 at (엣) 으로 발음 한다.  (난 첫 전화 통화 때 이거 몰랐어서 완전 당황....ㅜㅜ)

- 스펠링의 경우 확실하게 하기 위해서 확인 할 때, 우리 나라랑 비슷하게 단어의 첫 자로 알려 준다. 

  예를 들어 LATE 를 이야기 하고 싶다면...

  Lion의 "L" apple의 "A", Talk 의 "T", Elephant의 "E" 이런식으로 확인을 하면 된다. 

 

 

4.당당하게! 당황하지말고! 

해외에서 전화가 오게 되면, 이~상하게 사무실의 이목이 집중하게 된다 (고 느껴 진다).

괜히 더 조용해 지는 거 같고, 다른 사람들도 나의 이야기를 듣는 거 같고.

그래서 더 긴장되고 말은 더 꼬이고 결국 전화 끊고 나면 좌절하고... 

하지만 전화 통화는 내 주변 사람들에게 안 들린다.

(물론 통화 음을 크게 해 놓거나 하면 가까이 있는 사람들은 들릴 수도 있긴 하겠지만 ㅎㅎ) 

그러니 1번을 이용하여 대화를 스무~스 하게 이어 가고, 2번!을 꼭 기억하며,

3번으로 연결하여 메일로 보내게 하고 마무리를 하면. 

전화 통화는 큰 문제 없이 끝낼 수 있다. 

 

 

+ 가끔 해외에서도.. 마케팅이나 잡지에 기재해 준다는 등등의 스팸 광고 같은 전화가 온다. 대충 이런 내용이다 싶으면 심각하게 듣고 있지 않아도 된다ㅎㅎ 

 

 

해외에 전화를 걸 때.

전화 걸 때는 우리가 목적이 있어서 전화를 거는 것이다. 

다른 목적도 많겠지만, 주로 "메일 확인 했니? We are wondering if you could check my email that we sent you on yesterday" 가 되겠다.

 

전화 걸기 전에 간단하게 시뮬레이션 (대본 같은?)을  준비하여 전화를 걸자. 

메일 확인 했니? 이런 이런 사항 확인이 필요하니 빨리 확인해 줘. 필요하면 지금 메일 다시 보낼게. 등등 으로 이어 가면 되겠다. 

만약 바이어 쪽에서 예상치 못한 주제를 이야기 하게 될 경우는 전화 받을 때의 상황으로 돌아가면 된다. (나중에 확인 해서 이 메일로 보내 줄게 등등)

 

추가 팁으로는,  해당 국가의 이슈를 알아 두면 후에 전화를 할 때 좀 더 분위기를 풀 수가 있다.

예를 들어 호주에 홍수가 났다.. 그러면 '홍수 났다는데 너 네는 괜찮니? 다 잘되길 바래..'뭐 이런 식으로 대화를 시작해도 충분히 분위기는 좋아지는 듯 하다. (메일 쓸 때도) 

 

 

 

 

여전히 해외에서 오는 전화를 받는 것은 긴장된다.  

하지만 어렵다고, 힘들다고, 자신 없다고 피하기만 할 상황은 아니다. 

물론 이건 전화통화가 어렵게만 느껴 지는 분들을 위한 작은 팁이다. 

후에는 멋지게 하고 싶은 말 다 하고, 농담도 주고 받을 수 있는 그런 스피킹 실력을 가질 수 있기를 바라며!