직장인을 위한 영문 이메일 작성 팁/ 영문 이메일 쉽게 쓰기 / 영문 이메일 작성
외국어를 잘 하면 멋들어지게 영문 이메일을 잘 쓸 수 있겠지만...
나처럼 해외 유학 없이 외국어 독학으로 배워, 뭔가 정확한 문법 사용이 자신이 없거나 고급 문장이 어려운 사람들 그리고 비즈니스 이메일을 이제 막 접한 사람들을 위해 내가 이용하는 영문 이메일 작성 꼼수(?) 를 공유 하고자 한다.
■ 메일 작성 시 제일 먼저 유의해야 할 것!
1. 오타 주의: 국내 업체와도 메일을 주고 받을 때 한국어 문법 이나 맞춤이 틀린 사람을 보면 괜히 신경 쓰이는 거 같이.. 간단한 영어 단어 오타는 상대방으로 하여금, 나의 영어 실력 뿐만 아니라 업체를 대하는 진지 성에 대해서 생각하게 할 수 있다. 오타는 무조건 주의! 발송 하기 전에 한번 더 확인 하는 습관을 기르는 것이 좋다.
2. 요건만 간단히 : 이건 업체마다 또는 상사마다 틀릴 수는 있지만 최대한 간단한 문장으로 요점만 전달하는 것을 중요하게 여긴다. 너무 어려운 영어를 쓰게 되면 영어가 모국어가 아닌 외국인 (주로 유럽) 은 되려 못 알아 들을 수 있다.
3. 최대한 보기 편하게: 한국어로 메일을 쓸 때도 마찬가지 이지만, 영문 메일의 경우도 가독 성이 좋아야 상대방이 이해하기가 쉽다. 구분할 수 있는 것은 구분해 주는 것. 그리고 여러 가지 이슈에 대해서 이야기 할 때도. 1. price, 2. products 3. lead time 이런 식으로 주제 별로 이야기를 풀어 가는 것이 상대방도 이해하기 쉽고, 메일 쓰는 본인 자신도 이해하기 쉬울 것이다.
ex) We sent you goods by ship, HANJIN today. ETD is 10th-MAR and ETA is 4th-APR.
-> We sent you goods today. Please kindly check the ocean schedule as below.
- VESSEL NAME: HANJIN
- ETD: 10th MAR
- ETA: 4th APR.
같은 내용이지만, 선적 정보를 나누어서 써 주면 더 보기 쉬워 진다.
■ 영문 메일 간단하고 쉽게 작성할 수 있는 tip!
1. 나만의 메일 샘플 북 만들기
메일 샘플 문구 찾는 것은 쉽다.
- 네이버, 구글 (sample letter by ~~), KITA 등등 검색
- 비즈니스 메일 책 등의 참조
- 회사 상사나 이전 담당자의 메일 참조 <- 추천 (일반적인 메일 뿐만 아니라 컴플레인이나 회사 소개 정보 같은 각 회사마다의 특징이 담긴 메일 샘플도 찾을 수 있음)
여기서 내가 마음에 드는 문구들을 하나하나 모아 둔다. 이렇게 문구들을 모아 두면 실제 메일 작성 시에 내가 참조 할 수 있는 메일 문구로 가득한 샘플 북이 탄생한다. 다양한 표현을 사용 할 수 있고, 자주 쓰는 특정 상황의 경우 (회사 규정에 대한 설명 등등), 메일만 복사해서 붙여 넣으면 되니 메일 쓰는 시간을 크게 단축 할 수 있다.
내가 정리 하는 방법은 아래와 같다.
상황을 분류하고 , 그 아래에 예시 문구를 넣어둔다. (한줄 씩의 문장도 좋지만 메일을 통째로 넣어 두어서 상황에 맞게 변경해서 사용한다)
이전에는 폴더 별로 나눌 수 있는 기능이 있어서 주제를 찾기 쉬웠던 원노트를 이용했는데, 백업의 문제로 (라기 보다는 내가 할지 몰라서) 그냥 일반 워드 파일에다가 저장하고 있다.
내가 이전에 나누었었던 분류는 크게 아래와 같다.
본인의 필요에 따라서 분류를 더 나누어도 좋을 듯 하다.
- 제품 설명: 영문으로 된 제품 설명들. 우리 회사 제품에 대한 내용을 정리해 두었다. 추가로 경쟁 회사의 홍보 문구, 구글에서 검색한 해외 원문 등 도 저장해 놓아 내가 필요 할 때 참조할 수 있게 해 두었다. 제품의 경우 여러 가지가 있기 때문에 종류 별로 나누어서 홍보 및 설명 자료를 모아두었다.
- 다양한 상황들: 무역 계약, 샘플 발송 등과 같은 회사 규정 건과 같이, 똑같은 내용에 대해서 자주 발송하는 상황에 대해서는 상황 자체를 저장해 놓아 바로 복사해서 쓸 수 있도록 하였다. 그리고 송금 내용 불일치, 클레임 및 클레임 대응 건 과 같이 자주 쓰지는 않지만 뭔가 조심이 써야 할 내용 같은 것들도 저장해 놓아서 다음에 활용 하기도 하였다. 그 외의 여러 상황 등에 관련되어서도 왠지 나중에 써먹을 듯 한 것들은 저장해 두면 요긴하게 쓰인다.
2. 네이버 사전 이용
네이버는 문법 확인 및 예문 이용 할 때 좋다. 내가 사용할 단어의 문법 (예를 들어 조사나, 시제) 등을 검색하면, 예시들이 나오는데 그 예시들을 참조해서 문장을 만들면 문법 적 오류를 줄일 수 있다.
▲ Provide 를 검색하게 되면, 나오게 되는 예문들. 여기서 Provide you with 이라고 써야 하는 문법을 알게 된다.
정보를 제공해 달라 라는 것을 사용 하고 싶었다면 세 번째에 Provide you with information 을 참조할 수 있다.
▲ 발송이라는 것을 검색했을 때 나오는 단어들과 예시들. 만약 사용 하고 싶었던 문구와 비슷한게 있다면 참조가 가능 하다.
3. 구글 번역 & 워드 파일 이용
구글 번역과 워드 파일은 단어 교정에 도움을 준다. (물론 문법적인 부분도 검토를 해주지만 썩 믿을 만 하지는 않은 듯하다.) 영문 이메일 작성 시에 가장 신경 써야 할 부분이 오타! 이건 경력이 많던 적던 모두가 주의해야 하는 상황 인듯 하다. 메일 발송 전에 한번 더 확인 하고 보내면 이런 사소한 실수 는 줄일 수 있을 것이다.
그래도 가장 중요한 것은,
많이 메일을 작성해 보고
개인적으로도 영어 공부를 꾸준히 해서 좀 더 매끄러운 문장을 만드는 연습을 해야 한다는 것!
그 동안 내가 이용했었던 작은 팁들. 다른 분들에게 도움이 되었으면 한다.
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