[해외영업/무역실무] 중소기업의 해외 영업 & 무역 업무/직무

아쉽게(?) 대기업에는 종사를 못해 보아, 정확한 업무 차이를 말하지는 못 하지만.. (ㅎㅎㅎ)

그 둘의 차이는 간단하게

• 대기업은 업무 별 분장이 잘 되어 있고,
• 중소기업은 한 사람이 여러 가지 업무를 진행해야 한다는 점이지 않을까 싶다.

 

그래서 옛말에 일을 배우려면 중소기업에서 시작하라는 말이 있다.

인력이 부족한 중소기업에서는 하나부터 열까지 한 담당자가 처리해야 하는 일이 많기 때문에 관련된 모든 업무에 대해서 경험을 해 볼 수 있기 때문이다.  

 

10년 이상을 두 군데의 중소~중견 제조 및 수출업체에서 근무했던 경험으로..

중소기업에서 해외 영업 업무는 어떤 것을 하는지 정리 하여 보았다. 

 

기준은 실무를 담당하는 주임~대리 급으로 생각하면 될 듯.

하지만!!! 회사마다 다를 수 있다는 것! 을 염려해서 읽어 주시면 되겠다.

 

 

 

해외 영업: 영업 및 고객 관리

- 기존 바이어 관리: 이미 회사와 거래 하고 있는 바이어들을 관리한다. 이 기존 바이어들은 이미 계약 조건, 제품 등이 정해져 있고 주기적으로 주문을 하는 업체가 대부분이기 때문에 새로 입사하는 직원들이 주로 맡게 되기도 한다. 하지만 기존 바이어들 중에는 회사에서 중요하게 생각하는 큰 업체들이 많기 때문에 주의를 해야 한다. 

 

- 신규 바이어 발굴: 기존 고객이 아닌 새로운 바이어를 찾아 영업 하고, 오더를 받을 수 있도록 한다. 업체 검색, 전시회, 시장 조사, 소개 등등 다양한 방법으로 신규 바이어를 찾고 당사의 제품을 홍보한다.

실제로 오더로 이어질 경우, 개인의 힘으로 일구어 낸 거래처이기 때문에 성취감이 크다. (특히 오랫동안 연락 하다가 실 프로젝트가 이어지는 곳!! 나는 최대 5년 동안 연락해서 오더로 받은 업체가 몇 군데 있는데 정말 뿌듯했다.) 

 

-에이전트/지사 관리: 위의 건이 고객과 직접 연락하여 영업하는 방식이라고 하면, 지사, 에이전트가 있는 곳은 고객과 직접적으로 연락하는 것이 아니라 에이전트들과 연락을 한다. 에이전트들과 긴밀한 관계를 지낼 수 있으며 직접 영업을 해야 하는 부담감은 적어 지지만, 에이전트/ 지사의 영업 능력에 따라서 매출이 결정 되므로 업체 관리에 더 신경 써야 한다.

 

- 견적 진행 및 고객 응대: 위의 업무와 연결되는 것이긴 한데, 견적 문의가 오면 바로 견적을 진행하고 제품이나 서비스 문의가 오면 그에 대한 답변을 준다.

 

 

 

무역 실무 수출 및 수입을 위한 서류 작업 및 관리 업무

- 선적 서류 작성: 제품 출고 시, 기본적으로는 CI (Commercial invoice), PL (Packing list) 와 같은 기본 선적 서류를 작성하고, 그 외의 바이어가 요청하는 서류 등이 있다면 제공 한다. 위의 서류들은 각 회사마다 양식은 다르지만 들어가는 내용들은 비슷하다. 

 

-수출/수입 준비: 물품을 수출하기 위한 프로세스 (출고 날짜 확인 -> 선적 스케쥴 확인 -> 출고 -> 선적 서류 발송) 와 수입을 위한 프로세스 (입고 날짜 확인 -> 포워더 픽업 연락 -> 물건 입고) 등을 진행한다. 포워더 및 관세사와 연락을 하며 필요한 서류 등을 발송한다.

 

- 수주/입금 관리: 해외에서 들어와야 할 송금 및 발송해야 할 송금을 체크해 놓는다. 물론 경리부에서도 진행하지만 해외 바이어와 직접적으로 연락하는 부서가 해외영업 부서기 때문에 경리부와는 별도로 수주 및 입금 관리를 직접 하는 경우가 많다. 경리부에서 입금 내역을 주면 해외 영업부 쪽에서 입금 내역 (어떤 업체의 어떤 프로젝트, 몇 퍼센트의 금액이 들어왔는지 등)을 확인해서 경리부에 전달해 준다. 

 

 

 

마케팅 전시회 및 시장 조사 등의 마케팅 관련 활동

- 해외 전시회 참가: 제품 홍보를 위해 해외 전시회에 참가를 한다. 참가 업체 등록부터 부스 디자인, 그리고 해외에 나가서 부스 설치 및 바이어 상담까지 진행하기도 한다. 전시회를 다녀오고 나서는 바이어들에게 당사 부스에 방문해 주어 고맙다고 연락 드리며, 관심있는 제품에 대한 견적 및 피드백을 진행한다. 

 

- 해외 출장: 해외 전시회 참가 말고도, 지사 방문이나 현장 방문, 시장 조사를 위해 해외로 출장을 가기도 한다. 전시회라는 일정이 아니기 때문에 스케줄의 경우 유동적으로 변경이 가능하다. 하지만 업무적으로 가는 거기 때문에 (사람이나 직급마다 틀리긴 하겠지만) 거의 빡빡한 스케줄로 이동하는 경우가 많다. 

 

- 해외 홍보 자료 제작: 해외로 나가는 업무는 아니나.. 어디에 넣기 애매해서 이쪽에다가...ㅎ 해외 바이어들에게 당사의 판매 제품을 설명한 자료를 전달해야 하는데 거의 모든 자료는 영어를 할 줄 안다는 이유로 해외 영업부 쪽에서 번역을 해서 만들기도 한다 (라기 보다는 만들어야 한다). 어떤 업체는 초안을 만들어 놓고 (한국어든 영어든) 후에 전문 통역 업체에 맡기기도 한다. 

 

- 시장 조사: 당사 제품에 대한 시장 조사, 경쟁사 및 업계 동향 등등

 

 

 

기타 바이어 관리를 하면서 필요로 하는 업무 

- 제조/거래처 관리: 물건을 제대로, 납기일에 맞춰서 출고 하기 위해서는 직접 제조하는 공장과의 원활한 커뮤니케이션이 필요로 하다. 물건을 주문 하면 원하는 날짜에 양품으로 뚝딱 나오면 얼마나 좋겠느냐 만은, 제품이 다른 것이 생산 될 때도 있을 것이고, 스케쥴이 꼬일 때도 있을 것이다. 공장이 있어 본인 판매 물건을 직접 생산하는 회사라면 같은 회사의 일원이니 바로 확인이 가능하지만, Sourcing (소싱)을 받는 다면 제조 업체에 물건을 제대로 받을 수 있는지 자주 확인해 보아야 한다. (공장이 있는 업체의 경우에도 공장이 멀리 떨어져 있어서 제품을 직접 보지 못할 경우, 자주 연락해 확인해 보는 것도 한가지 방법이다.) 

 

- 원가 계산: 견적을 위해서 원가 계산 하는 법을 익힌다. 물론 이미 금액이 정해져 있는 경우나, 윗 선에서 판매 단가를 정해서 주는 경우도 있다. ​

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일단 이런 것이 대략적인 해외 영업 / 무역 팀의 업무라고 볼 수 있다. 

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회사 마다 틀리겠지만, 사장이나 윗분들이 주로 오더를 따오고 직원들은 수출 준비 (무역 실무) 만 하는 경우도 있다.

하지만 상대적으로 대기업보다는 중소기업이 직접적인 바이어 컨텍을 하며 진행 할 확률이 높은거 같다.

 

인원이 적은 중소기업일 수록 이것 외의 업무가 더해 질 수도 있다. 

(예를 들어 무역 서류만 집중적으로 진행 하면서 수출/수입 진행 시의 발생되는 세금계산서 등의 처리를 맡는다던지, 간단한 포토샵이나 일러스트를 다룰 줄 안다면 웹사이트 관리를 맡는다던지, 신제품 개발을 한다던지...?)

 

 

 

-끝-​

* 네이버 블로그 글 올렸던 걸 수정하여 올림